Завершение заказа - важный этап в работе с клиентами, который требует внимательности и соблюдения определенных процедур. Рассмотрим пошаговый процесс корректного закрытия заказа.
Содержание
Подготовка к закрытию заказа
Проверка выполнения
- Убедитесь, что все работы выполнены в полном объеме
- Проверьте соответствие результата техническому заданию
- Подготовьте необходимые документы
Подтверждение готовности
| Для физических лиц | Акт выполненных работ |
| Для юридических лиц | Акт с печатью организации |
Процедура закрытия
Получение подтверждения от клиента
- Направьте клиенту уведомление о готовности
- Организуйте проверку результата
- Получите письменное подтверждение
Оформление документов
- Акт сдачи-приемки работ
- Накладная (для товаров)
- Счет-фактура (при необходимости)
- Гарантийный талон
Финансовые аспекты
Проверка оплаты
| Предоплата | Сверка с суммой по договору |
| Окончательный расчет | Проверка поступления средств |
Возврат остатков
- Рассчитайте остаток средств (если есть)
- Оформите заявление на возврат
- Произведите возврат в установленные сроки
Завершающие действия
Архивация документов
- Сканирование подписанных актов
- Систематизация по номерам заказов
- Хранение в течение установленного срока
Внутренний учет
| CRM система | Изменение статуса заказа |
| Бухгалтерия | Проводки по закрытию |
Особые ситуации
Претензии клиента
- Фиксация претензий в письменной форме
- Создание комиссии по разбору
- Выработка решения
- Документирование итогов
Досудебное урегулирование
- Переговоры с клиентом
- Медиация
- Подписание соглашения
Правильное закрытие заказа минимизирует риски претензий, создает базу для повторных заказов и поддерживает деловую репутацию компании.
