Как правильно закрыть заказ

Завершение заказа - важный этап в работе с клиентами, который требует внимательности и соблюдения определенных процедур. Рассмотрим пошаговый процесс корректного закрытия заказа.

1. Подготовка к закрытию заказа

1.1. Проверка выполнения

• Убедитесь, что все работы выполнены в полном объеме
• Проверьте соответствие результата техническому заданию
• Подготовьте необходимые документы

1.2. Подтверждение готовности

2. Процедура закрытия

2.1. Получение подтверждения от клиента

1. Направьте клиенту уведомление о готовности
2. Организуйте проверку результата
3. Получите письменное подтверждение

2.2. Оформление документов

• Акт сдачи-приемки работ
• Накладная (для товаров)
• Счет-фактура (при необходимости)
• Гарантийный талон

3. Финансовые аспекты

3.1. Проверка оплаты

3.2. Возврат остатков

1. Рассчитайте остаток средств (если есть)
2. Оформите заявление на возврат
3. Произведите возврат в установленные сроки

4. Завершающие действия

4.1. Архивация документов

• Сканирование подписанных актов
• Систематизация по номерам заказов
• Хранение в течение установленного срока

4.2. Внутренний учет

5. Особые ситуации

5.1. Претензии клиента

1. Фиксация претензий в письменной форме
2. Создание комиссии по разбору
3. Выработка решения
4. Документирование итогов

5.2. Досудебное урегулирование

• Переговоры с клиентом
• Медиация
• Подписание соглашения

Правильное закрытие заказа минимизирует риски претензий, создает базу для повторных заказов и поддерживает деловую репутацию компании.