Ответ на заявление требует соблюдения делового стиля и определенной структуры. Рассмотрим правила составления официального ответа.
Содержание
Ответ на заявление требует соблюдения делового стиля и определенной структуры. Рассмотрим правила составления официального ответа.
1. Структура ответа на заявление
- Шапка документа (кому, от кого)
- Регистрационный номер и дата
- Ссылка на входящее заявление
- Основной текст ответа
- Вывод или решение
- Подпись и должность ответственного лица
2. Виды ответов на заявление
| Тип ответа | Когда применяется |
| Удовлетворение просьбы | При положительном решении |
| Отказ | При невозможности выполнения просьбы |
| Уточняющий ответ | При необходимости дополнительной информации |
3. Пошаговая инструкция составления ответа
- Зарегистрировать входящее заявление
- Изучить суть обращения
- Подготовить проект ответа
- Согласовать с руководством при необходимости
- Оформить официальный ответ на бланке организации
- Отправить заявителю
4. Образец оформления ответа
| Элемент | Пример |
| Шапка | ООО "Компания" Иванову И.И. |
| Регистрационные данные | Исх. № 145 от 15.07.2023 |
| Ссылка на заявление | На № 87 от 10.07.2023 |
| Основной текст | Сообщаем, что ваше заявление рассмотрено... |
5. Сроки ответа на заявление
- 30 дней - стандартный срок для организаций
- 10 дней - для обращений граждан в госорганы
- 3 дня - срочные запросы
- Иные сроки могут устанавливаться внутренними регламентами
6. Особенности электронного ответа
- Использовать официальный email организации
- Прикреплять скан ответа с подписью
- Сохранять копию переписки
- Указывать в теме письма номер входящего заявления
Грамотно составленный ответ на заявление помогает поддерживать деловую репутацию организации и соблюдать требования документооборота.
